Organiser son hackathon

Step 1 : Definir le hackathon

• Combien de participants?
• Thème ou pas?
• Où?
• Quand?
• Réglement

Step 2 : Penser logistique

• Electricité
  • Il va falloir fournir de l'électricité pour les participants qui ont environ 2 devices chacun
• Connectivité
  • Quelle infrastructure réseau (câblée et Wi-Fi) faut-il? Qui fournit un accès haut débit?
• Communication
  • Projecteur(s)
  • Haut-parleurs
  • Micros
• Installation
  • Chaises/Tables
  • Serveurs
• Nourriture/Boissons
  • Penser aux intolérances, aux religions etc...
  • Penser aux apports energétiques!
  • Penser à des outils tels que des micro-ondes, frigos...
• Fun stuff
  • T-Shirts
  • Clés USBs
  • ...

Step 2b : Penser humains

• Steward
• Cuisine
• Jury
• Tech staff
• Invités

Step 3 : Budgetiser

• Faire un premier sondage pour connaître le nombre de participants
• Faire la liste des dépenses (environ) pour chaque point de la liste ci-dessus
• Estimer un coût par participant
• (Trouver des partenaires pour réduire le coût)

Step 4 : Communiquer

• Faire de la pub pour l'évenement
• Construction des équipes
  • Proposer un portail de soumissions des équipes qui va permettre d'avoir un aperçu des projets et du nombre de participants
• Créer une identité visuelle!

Step 5 : Organisation

• Installer tout le matériel de la step 2.
• Vérifier l'installation, 3 FOIS

Step 6 : Accueil

• Bref speech d'accueil
• Lancer directement les participants dans l'activité
• Prévoir des évenements non obligatoires autres que le développement (conférences, activités, workshops)

Step 7 : Pendant

• Toujours garder un oeil sur les invités pour voir ce qu'ils font, si ils vont bien
• Discuter avec les membres pour les mettre à l'aise et les familiariser avec l'évenement
• Prendre des photos
• Toujours avoir un staff technique prêt à intervenir en cas de soucis

Step 8 : Délibérations

• Peut se faire le jour même mais il faut faire patienter les participants
• Peut se faire après et communication via le site web

Step 9 : Après tout ça...

• Rendre le matériel aux partenaires et les remercier
• Faire un débriefing pour voir les points à améliorer, ce qui s'est bien passé
• Continuer à communiquer, entretenir la communauté